Arrangement kretsløp – huskeliste


Oversikt over oppgaver:

Løpsleder  

Løpsleder har ansvar for dette, og delegerer etter behov.

  • Sjekk RO-skjema, dette er utgitt av Kretsen og oppdateres årlig. 
  • Informere/innhente tillatelse fra berørte grunneiere om løpet, helst ved skriftlig skjema. Avklare samlingsplass og parkering med grunneier.  
  • Innbydelse/PM sammen med løypelegger. Innbydelse lages i god tid før, PM senest en uke før løpet. 
  • NB! Husk at både innbydelse og PM skal sendes til kretsen for godkjenning. Når disse er godkjent sendes de til Nils-Tore, Kenneth eller Inger for innlegging i Eventor.  
  • Premiering: Sjekk om det skal være premiering (kretsløp og kretsmesterskap), ta med premier og organiser premieutdeling. Kretsen kjøper inn medaljer til KM klasser.   
  • På kretsløp bør det være mulighet for å gå på do. F.eks. innendørs, papp-do eller grave hull med stokk over.  
  • Merking til parkering. Bruk postflagg.  
  • Ta med merkebånd/utstyr for merking til samlingsplass, start, innløp m.m.  
  • Startlister – lister med påmeldte med plass til påføring av etteranmeldte. Avtal med tidtaker.  
  • Sjekk utstyr for tidtaking noen dager før løpet. Kontakt Nils Tore eller Kenneth om utstyret ikke ligger i klubbhytta eller om du trenger info om dette. 
  1. 2 stk MTR for avlesing av brikker.  
  2. Skriver – ekstra ruller med papir. Strekktider leveres ut til hver løper.  
  3. Lad opp batterier. 
  4. Ta med ekstra skjøteledninger om det finnes strøm på samlingsplass.  
  5. Ta med lånebrikker.
  • Førstehjelpsskrin. Sentralt plassert på samlingsplass.  
  • Ta med telt dersom regn. Bruk 2 telt.  
  • Bord og stoler.  
  • EOK – vimpel.  
  • Start- og mål-flagg/målseil. (Vurderes)  
  • Vurder sammen med løypelegger om det er behov for ekstra mannskap til 
  1. Parkering 
  2. Rigging av samlingsplass 
  3. Sekretariat 
  4. Eventuelt salg av mat-drikke 
  5. Innsamling av poster

Løypelegger  

Se også eget dokument om løypelegging.

  • Kontroll av kart. Kartgrunnlag fås tilsendt fra kartkomiteen ved Johnny. Det bør skje minst 4-5 uker før løpet.  Løyper kan enkelt lages i Purple Pen – eller O-Cad for de som har det. 
  • Lage løyper etter oppsatt planSjekk antall løyper etter RO-skjema. 
  • Sjekke postkoder som er i bruk – finnes på nettsiden.   
  • Kontroll og kvalitetssikring av løyper. Kontakt gjerne en erfaren løypelegger for innspill. Samarbeid med kontrollør ved større løp.
  • Husk å sende Ny- og C- løyper til kretsen for godkjenning.  
  • Løyper sendes til Eigersund kommune for utskrift, sentralbordet@eigersund.kommune.no i god tid, 1-2 uker, før løpet.
  • Hent kart hos servicetorget, Eigersund kommune. Ta disse med til løpet.  
  • Kontrollerer ferdige kart før løpsdagen, at de er rette og har god kvalitet.
  • Utsetting av poster, med reflekser på nattløp.  Skriv ut kart med alle poster som hjelp.
  • Kontroll av utsatte poster.   
  • Vurdere behov for sveising av plastposer.
  • Sortere kartene i esker eller poser på start.
  • Husk løse postbeskrivelser. 
  • Sende dokument med postbeskrivelse for alle løyper til tidtaker.
  • Innhenting av poster/postutstyr. Ha flere kart med alle poster.

Tidtaker – resultatservice  

  • Løpet opprettes i e-timing, påmeldte importeres fra Eventor og løypene legges inn.
  • Startlister skrives ut fra E-timing og tas med til oppslag. Startlistene lages med god plass for å kunne påføre tid og etteranmeldte.  
  • Ansvar for at resultatene så snart som mulig etter løpet blir publisert på Eventor.
Tab1
Tab 2